加强档案信息化建设 实现档案工作新跨越
鹤壁市档案局
近年来，鹤壁市档案局在市委、市政府和省档案局的领导和关心下，认真贯彻落实国家档案局、省档案局关于档案信息化建设的一系列文件精神和工作部署，结合自身情况，坚持全面规划、分步实施的原则，以档案信息化管理平台建设为中心，以网络建设为基础，以加强电子文件管理为重点，精心组织，努力推进档案信息化建设。鹤壁市委、市政府高度重视档案信息化建设，将其纳入智慧鹤壁建设总体规划和《鹤壁市经济社会发展“十三五”规划》，明确要求市属各相关责任单位把档案信息化建设作为“十三五”期间档案事业发展的重要任务，列入信息化建设整体规划和本部门本单位工作目标，加大档案信息化工作投资力度，科学制定数字档案馆（室）建设规划，分步实施。经过坚持不懈地努力，目前，全市的档案信息化建设已初见成效，以局域网、政务网、互联网为平台、以档案数据库为核心，以档案管理信息系统、电子政务网络办公系统、互联网信息公开系统为支撑的“三网一库”架构已初步形成，为下一步档案工作实现新的跨越打下了坚实基础。
一、以高标准配置，推进档案信息化基础设施建设
2016年，我们借档案馆搬迁新馆改造之机将市档案馆信息化建设列入改造项目中，向市财政争取资金117万元以公开招标采购的方式建设了专用机房、局域网、政务内网、政务外网和数字档案综合管理平台。
（一）机房配置。在局域网搭建中，针对我馆100多个全宗单位专门配备了2台机架式局域网专属服务器，一台用来运行B/S网络平台服务，另外一台是容量为40T的数据存储服务器。在政务内网搭建中，针对全市140多家市直单位专门配备了2台机架式政务网服务器，一台用来运行B/S网络平台服务，另外一台是容量为20T的数据存储服务器。为保证安全，我们为政务外网配备了1台企业级网络安全路由器和上网行为管理器，通过智慧鹤壁网络信息中心对整个信息安全进行管理。为保证网络运转的持续性，本次建设还增加了30KVA的大容量UPS电源，64块电池在断电情况下可维持整个机房服务器运行24小时以上。
（二）布线网络建设。为了进一步提高市馆的网络服务环境，保证布线系统的先进性、灵活性、经济性，经专家现场勘测后，我们耗资24万元，采用江苏联通超五类布线系统产品，交换机采用千兆交换机，主机房配置3台千兆汇聚交换机，一台防火墙，每个楼层各配线间相应配置3台千兆接入交换机。
（三）数字化硬件配备。根据信息化建设的需要，我们投资60余万元面向全国公开招标采购了高速扫描仪3台，电脑20台、激光彩色打印机1台、复印机1台、身份证阅读器10个、指纹仪识别系统4个、手持式阅读器10个、触摸屏2台、摄像机2台、非接触式案卷扫描仪1台、上网行为管理器1台，设置了电子档案阅览室。
二、从需求中探究，注重档案信息化资源建设
档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息化资源建设的主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。
（一）馆藏档案中心数据库建设。早在2013年，我局就与外包公司合作，用将近2年的时间完成了10.2万卷,约700多万页档案的数字化。2015年，虽然面临档案馆搬迁的艰巨任务，但档案数字化工作从未间断。截至目前馆藏档案的95%已完成数字化加工，馆藏资料目录全部输入也已挂接。现在市档案馆档案资料接待利用已全部实现计算机检索和打印。为确保档案安全，我们用光盘、移动硬盘等存储介质对数字化加工的电子档案目录和电子档案原文进行数据备份。其中，3套移动硬盘分别存放TIFF原始数据2套、PDF数据1套；4套光盘分别存放TIFF原始数据3套、PDF数据1套。为确保备份数据的完整性和准确性，还安排专人对存放的数据进行随机抽查。
（二）强力推进“双载体”归档。在对馆藏档案进行数字化的同时，参照国家档案局、省档案局有关标准，2016年，市档案局下发《鹤壁市档案局关于做好2016年度文件材料“双载体”归档的通知》，在市直单位积极开展纸质和电子档案“双载体”归档工作。我们在市检察院、市中级法院开展了“双载体”归档试点工作，并通过了省档案局的考评验收，为全面铺开“双载体”归档工作提供了经验。2017年，市档案局下发了《鹤壁市档案局关于做好推进数字室建设和“双载体”归档工作的通知》，开展了数字档案室的数据库建设和客户端的安装工作。我们要求各单位大力实施电子文件全程一体化管理，逐步实现我市纸质档案和电子档案“双载体”同时归档。即在接收入馆档案时，同时接收相应的机读目录及数字化成果。具体实施中，要求各单位做到本单位电子档案与纸质档案一一对应，对电子档案的数量及内容做好一一核对，不留差错和漏洞。市直单位、企事业单位，及时向市档案局上报本单位及所辖有关单位《电子档案目录》、《年度电子档案清单》。为了确保工作实效，我们不定期进行检查，对工作开展不力的单位在全市范围内进行通报。
三、依托三大平台，聚焦档案管理应用系统建设
在档案管理应用系统建设中，我们结合鹤壁实际，致力于构建一个计算机网络环境的管理一体化、资源数字化、服务网络化的主体档案资源管理系统，与软件公司共同开发了鹤壁市数字档案管理系统平台。
（一）数字档案综合管理系统平台。我们整合市直单位内的所有目录、档案原文、音视频等数据，成功实现了基于局域网对档案进行接收、保管、鉴定、统计、检索、电子阅览、借阅审批管理、审批代办管理、借阅统计、借阅综合分析报表、全文检索、内容管理、光盘打包、档案利用检索等15项应用，保证了全区域内数字档案信息资源的有机整合。
（二）馆室一体化资源整合管理平台。为了能让各市直单位通过政务内网便捷地享有各自档案信息、多媒体或其它信息资源的查询和阅览，我们建立了文书档案、科技档案、专门档案、声像档案的一体化管理系统，通过与政务内网的链接，以及对各立档部门形成的电子文件实行远程监控，实时接收，实现了各类电子文件的及时在线归档，使档案收集在时限上提前成为可能。
（三）基于互联网的服务利用平台。我们将互联网的分布异构资源连成一个逻辑整体，屏蔽掉操作系统、数据库、元数据等的异构性，实现了资源的全面联通和无缝交换，运用分布海量数据的一体化存储、传输、管理与服务架构技术，使公众可以足不出户通过鹤壁市档案局（馆）门户网站直接查询利用档案馆的信息资源。
四、严格践行标准，尝试档案信息化标准规范建设
没有规矩不成方圆。自档案信息化建设启动伊始，我们便十分注重标准化、规范化、制度化建设。一方面认真学习、领会我国已经颁布的与档案信息化相关的标准，并努力践行这些标准；另一方面依据具体实践经验，结合现代信息技术发展趋势，评价并修订现有的标准，逐步建立适应自身特点的标准体系。根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894—2002)等有关法律法规的规定，结合我市的实际情况，制定了包括对数字档案馆工作人员、用户及设备的管理、利用制度，明确了包括电子档案管理、硬件基础设施建设、系统及应用工作平台技术规范等业务规范，制定了信息安全规范、网络安全规范、硬件安全规范等安全管理制度，从电子文件的收集、整理、归档、管理、利用等环节对电子文件的操作提出具体要求，进行严格控制。2017年，我局将档案信息化建设工作开展情况作为档案执法检查的重要内容对100多个单位进行检查，促使各市直单位增强对该项工作的重视。
五、加强技能培训，狠抓档案信息化人才队伍建设
信息化人才是推动档案信息化发展的动力，是档案信息化建设最宝贵的资源。重视信息化人才培养,提高档案从业者的信息素养和信息技能,是档案信息化建设的迫切任务。我们重点加大了对档案人员计算机技能及信息化水平的培训力度，为信息化建设的持续发展做好准备。一是要求各单位档案员积极参加各类计算机应用技能培训班和档案信息化培训班，掌握档案信息化基础知识，市档案局对学习情况不定期地进行检查；二是安排专人定期到各个部门进行信息化指导，遇到有关信息化方面的疑问，不厌其烦、耐心指导。例如，在为各市直单位安装数字档案室软件时就聘请技术人员对档案员进行一对一、面对面指导，现场解答他们在工作中遇到的问题。经过努力，全市档案人员的信息化技能水平实现了质的飞跃，已基本能够适应当前的工作要求。
我市的档案信息化工作在省局的关心指导下，取得了一定成绩，发挥了较好服务功能，产生了一定社会效应，但同时我们也深刻认识到信息技术发展的日新月异与广大档案利用者对数字档案需求的多元化、复杂化、个性化。在档案信息化建设工作中还存在很多问题和不足，如缺少专业技术人员，对照《全国档案信息化建设实施纲要》还有许多要做的工作，还需进一步加大投入等。在新的起点上，我市的档案信息化建设将本着求真务实的工作态度，继续加大建设资金投入，加强资源建设，完善标准规范，强化人才队伍建设，进一步整体推进档案管理的信息化和现代化进程。我们坚信，唯有充分认识档案信息化建设与社会发展的关系,努力构建全新的多元档案信息服务体系，才是档案信息化建设的最终目的，才能真正推动鹤壁档案工作实现新的跨越。