关于加强全市电子文件和电子档案管理的通知 各县区党委和人民政府，市委各部委，市直机关各单位，市管各企业和职业技术学院，各人民团体： 为规范我市电子文件和电子档案管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动我市信息化健康发展，根据国家有关法律法规和中央办公厅、国务院办公厅印发的《电子文件管理暂行办法》精神，特提出如下意见： 一、提高认识，加强领导 档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料，是人类社会记录、传递、留存信息的重要工具，是一个国家或地区历史文化财富的重要载体。伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是首都重要的信息资源和珍贵财富。各地区、各单位应提高对保存电子文件和电子档案重要性的认识，加强对电子文件和电子档案工作的领导，将电子文件和电子档案的管理纳入本地区、本单位的信息化建设规划。健全档案工作网络，将对电子文件形成及管理全过程的要求相应纳入各级领导、电子文件形成部门和档案部门或人员的职责范围，确保电子文件和电子档案的真实、完整及有效性。 二、按照文件、档案一体化管理的原则，做好办公自动化系统的开发设计和应用工作 各地区、各单位在开发设计办公自动化系统时，应统筹考虑电子文件归档和电子档案管理问题。档案部门或人员应在系统开发设计人员的技术指导及对办公自动化环境下文件形成全过程充分调研的基础上，全面、准确地提出电子文件归档和电子档案管理的功能需求。同时，在办公自动化系统开发与应用的整个过程中，系统开发设计和维护人员要与档案部门或人员密切合作，以保证办公自动化环境下电子文件和电子档案的有序形成和安全保存。 三、及时做好电子文件的归档和电子档案的移交工作 各单位应将具有凭证和参考价值的电子文件纳入归档范围，并在归档电子文件时，同时归档同版本的纸质文件及保证电子文件长期可读的相关数据和背景信息。档案部门或人员负有对本单位电子文件形成、积累、整理、归档工作的监督职责。各单位还要按照同级国家综合档案馆的要求，定期向同级国家综合档案馆移交电子档案。 四、制定电子文件和电子档案保管、保密和利用制度 为确保电子文件和电子档案的安全保管和有效利用，应将归档电子文件拷贝至耐久性好的载体上，并采取一式三套，即一套封存保管，一套提供利用，一套异地备份。归档电子文件的封存件不得外借。要严格控制电子文件和电子档案的使用权限，正确处理电子文件和电子档案安全保密和实现资源共享的关系。 五、加强人才队伍建设 由于电子文件和电子档案的管理方法与技术不同于传统的纸质文件、档案的管理方法与技术，因此，各单位应采取培训等多种方式组织档案人员学习计算机技术、网络技术、信息管理技术等方面的知识；信息系统开发设计与维护人员也应学习档案管理方面的知识，以利于双方在电子文件形成、归档及电子档案管理工作中的沟通、合作。 鹤壁市电子文件管理暂行办法 第一章 总 则 第一条 为规范杭州市电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，提供组织机构法定职责或开展业务活动的证据，满足各类组织机构日常工作、查考、审计、风险管理、档案管理和监督活动等方面的要求，维护鹤壁城市发展的历史记忆，促进电子文件有效利用，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）精神，制定本办法。 第二条 本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、数据（库）、图表、图形、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 第三条 电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、鉴定、整理、利用、保存、销毁等实施全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）依法管理。电子文件的管理，必须严格执行行政许可、物权保护、审计、电子签名、公文处理、档案管理、保守秘密、信息公开等方面的法律、法规和其他规定。 （四）规范标准。应根据国际、国家和行业标准，制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （五）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别的共享应用。 （六）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全，确保国家秘密、商业秘密、工作秘密和个人隐私的安全。 第二章 电子文件管理机构及职责 第四条 建立杭州市电子文件管理工作协调小组，由市委办公厅牵头，市政府办公厅、市发改委、市经信委、市财政局、市档案局、市质监局、市保密局、市密码管理局等为成员单位，负责组织协调、监督检查全市电子文件管理工作。协调小组下设办公室，具体负责协调小组的日常工作，办公室设在市档案局。市电子文件管理工作协调小组的主要职责是： 第十二条 电子文件管理系统的设计、维护应符合相关标准的要求，具备接收、分类、鉴定、处置、存储、迁移、备份、查询、跟踪、权限控制、密级划分与控制、审计、统计等基本功能。 第二十七条 加强电子文件利用基础设施建设，建立健全相关制度，采取有效措施促进信息资源共享，保证电子文件在规定的时间、地域、机构、人员范围内得到方便快捷的利用。
（一）负责统筹规划和组织协调全市电子文件管理工作；
（二）研究制定全市电子文件管理政策；
（三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案；
（四）组织起草相关标准；
（五）研究解决全市电子文件管理中的其他重大问题。
第五条 各区、县（市）党委和政府要结合实际，明确负责电子文件管理的机构，承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查，并为电子文件管理提供必要的保障措施。
第六条 市各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。市发展改革、机构编制和财政部门要根据中央和省有关文件精神，研究出台政策、编制与资金等方面的相关保障措施。市经信委应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化项目建设保障。市档案局负责电子文件管理工作的业务指导、相关标准规范起草及杭州市电子文件中心的日常工作。市保密局负责电子文件的保密指导和监督。市密码管理局负责电子文件系统的加密技术选用方案审批和系统的密码管理。市电子政务办公室负责全市电子政务建设中产生的电子文件的统筹规划、组织协调、考核等工作。
第七条 电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。做好电子文件的日常处理、归档、信息化技术支持以及保密管理等工作。
第八条 杭州市各级国家综合档案馆负责接收和保管各单位形成的具有保存价值的电子文件，依法提供利用，并建立异地备份库。在条件成熟时，应当根据国家灾害备份的要求，建立市级电子文件备份中心。
第三章 电子文件的形成与处理
第九条 电子文件形成单位在开展信息化规划、业务规划的同时，应同步规划电子文件管理工作。应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。
第十条 形成电子文件的信息系统和专门的电子文件管理系统共同承担电子文件全程管理的功能。同时，根据保密要求，实现明、密分开。
第十一条 在设计、升级、维护各种形成电子文件的信息系统时，应注意完善电子文件管理的功能，对电子文件形成系统和管理系统的电子文件管理功能进行评估，确保数据完整、可用。
第十三条 电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：
（一）能够有效表现所载内容并可供调取查用；
（二）支持电子签名，能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；
（三）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整、有效；
涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。
第十四条 电子文件应当采用符合国际、国家和行业标准的，开放的文件存储格式，确保能够长期有效读取。
第十五条 电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程信息及其他相关信息的留存、安全保密等做出明确规定。
第十六条 在电子文件传输、交换时，应当遵循相关要求，对传输、交换过程予以记录。
第四章 电子文件的归档与移交
第十七条 电子文件形成单位应当根据国家和省、市有关规定，明确电子文件归档范围和保管期限，并对具有保存价值的电子文件进行归档，由本单位档案部门负责管理。
第十八条 电子文件形成单位对其业务系统中的电子文件进行归档时，应确保业务系统升级或者淘汰后归档数据能够被访问和利用。
第十九条 电子文件归档应当符合下列要求：
（一）电子文件应当在办理完毕后实时或者定期归档，定期归档应当在第二年6月底前完成；
（二）归档电子文件的保管期限划分准确；
（三）电子文件及其元数据应当同时归档；
（四）电子文件归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关负责人确认；
（五）电子文件应当以符合国际、国家和行业标准的，开放的文件格式进行归档。属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续；
（六）具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。
第二十条 归档电子文件应当按照市档案局的管理要求进行分类和整理。
第二十一条 委托中介机构进行电子文件归档的，应当选择取得保密资质的中介机构；受委托的中介机构尚未实行保密资质管理涉密业务的，应当按照保密法律法规的规定对受委托的中介机构进行保密教育，签订保密承诺，履行保密义务。
第二十二条 属于国家综合档案馆接收范围的电子文件，应当按照规定时限向同级国家综合档案馆移交。已建立电子文件备份中心的，应当按照其要求进行移交。
第二十三条 杭州市各级国家综合档案馆要根据电子文件中心的相关建设规范要求，加快电子文件中心建设。
第五章 归档电子文件的保管与利用
第二十四条 电子文件形成单位和杭州市各级国家综合档案馆应当配备电子文件管理、利用的设施设备。
第二十五条 电子文件保管应当符合下列要求：
（一）按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立电子文件管理系统和信息内容安全保密防护体系，执行严格的安全保密管理制度；
（二）定期对电子文件的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理；
（三）电子文件运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，应当将其及时迁移、转换；
（四）电子文件应当实行备份制度；
（五）根据电子文件不同载体保管环境的要求，选择适宜的保管条件。
第二十六条 反映电子文件保管、利用过程的相关信息应当记录和保存。
第二十八条 属于信息公开范围的电子文件的利用，应当按照国家有关规定执行；不属于信息公开范围的电子文件，按照国家有关档案、保密、信息安全、知识产权保护、个人隐私保护等方面法律法规的要求，可在规定范围内提供利用。
第二十九条 电子文件形成单位和杭州市各级国家综合档案馆应当为利用者提供真实、可靠的电子文件，并采取有效措施确保电子文件不受损害。
第三十条 电子文件的销毁应当履行有关审批手续，销毁过程的相关信息应当加以记录和保存；涉密电子文件的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。
第六章 考核和监督
第三十一条 各机关、企事业单位电子文件的管理应当纳入相关工作考核。
第三十二条 市电子文件管理工作协调小组及其办公室负责对各机关、企事业单位电子文件管理过程中的标准化实施情况进行检查、监督，并根据电子文件管理发展态势，及时修订和发布电子文件管理的相关标准。
第三十三条 负责电子文件管理的部门和电子文件形成单位对在电子文件管理工作中取得突出成绩的单位或者个人，应当给予表彰或者奖励。
第三十四条 有下列情形之一的，由区、县（市）以上的档案行政管理部门责令限期整改；情节严重的，由有关主管部门对相应责任人进行责任追究：
（一）电子文件管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的；
（二）不按照规定移交或者接受电子文件的；
（三）不按照规定提供电子文件的；
（四）损毁、丢失、篡改、伪造电子文件的；
（五）擅自提供、复制、公布、销毁电子文件的；
（六）擅自出卖电子文件的；
（七）玩忽职守，造成电子文件损失的；
（八）不落实保密管理规定，出现违反《保密法》第四十八条规定的行为，或因其他行为造成失泄密隐患或造成失泄密事件的。
有前款第四、五、六、七、八项情形之一，涉嫌犯罪的，要依法追究其刑事责任。
第七章 附 则
第三十五条 本办法所称元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。
第三十六条 本办法由市电子文件管理工作协调小组办公室负责解释。
第三十七条 本办法自印发之日起施行。