机关档案工作中存在的问题与建议
鹤壁市地方税务局 李凤琴
档案是依据、是资源、是财富。机关档案是机关公务活动的真实记录，是档案事业的重要组成部分，通过机关档案可以真实再现机关工作的历史面貌。重视档案工作，对于规范机关管理，提高机关工作效率，具有重要的意义。笔者通过参与近年来我市机关档案的互查，结合个人十余年来的档案工作实践，浅谈机关档案工作中存在的问题及对机关档案工作的建议。
一、机关档案工作存在的问题
（一）对档案工作重要性认识不够。档案工作相对于机关前沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，容易被领导忽视。检查发现有的单位没有将档案工作纳入年度目标考核，既便纳入目标考评，档案工作也是软指标，没有硬性规定，不能引起领导的重视。对档案工作重视不够的主要表现：一是档案工作在个别单位领导心目中地位不高；二是对档案工作人、财、物投入不够；三是档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。
（二）办公条件及设施不符合档案管理的要求。互查发现，一些单位档案室办公条件及设施离档案规范要求还有差距。如有的机关无专门的库房，有的机关没有专门的阅览室；个别单位的档案装具仍是木柜和铁柜，没有使用密集柜。
（三）档案人员不稳定，素质有待提高。主要表现是：个别单位档案人员经常变化，特别是一些单位二级机构档案人员的变化频繁，新人员需要较长的熟悉、适应过程，不利于档案工作的深入开展；个别单位人员变换中，工作交接不规范，在一定程度上影响了档案的完整性；档案人员忙于日常工作较多，在深入调查、工作创新上不够。
（四）档案管理质量和利用效率有待提高。档案管理的高质量是为档案利用的高效率，但通过近年来互查发现，在档案管理质量和利用效率上还有差距。表现为：一是有的单位归档分类不够合理，保管期限划分不够准确；有的注重文件的归档，对材料的归档重视不够，个别单位存在有应归档的材料未归档的现象。二是档案信息化程度不高，目前全市没有统一的档案管理软件，且档案检索工具单一，严重影响了档案管理质量特别是档案利用效率的提高。
二、对做好机关档案工作的建议
（一）加强领导，健全组织。工作好不好，关键看领导，领导重视是做好档案工作的前提。首先应健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导；其次要建立档案管理机构网络，形成以机关综合档案室为中心，各基层单位、各科室共同参与的管理网络；第三要逐步建立健全统一领导，分级建档，逐级负责，条块结合的档案管理体制。
（二）把握重点，规范管理。文件材料的归档及管理是档案工作的重点，是做好档案工作的基础，是档案工作的中心。在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性；四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。
（三）加强档案人员的继续教育，保持档案队伍的相对稳定。要采取多种形式加强档案人员的继续教育，省、市档案局可以组织专业知识培训；各单位可以采取“请进来，走出去”的方式，既可请档案局专业人员现场指导，也可到好的单位实地学习。档案人员更要注重自学，既要学习档案专业知识，又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识，做到知识面广、业务精通。在一定时期，保持档案队伍的稳定，才可以使档案工作进一步发展，提高机关的档案管理水平。
（四）完善设施，加大软硬件建设 。硬件上，要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购买密集柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必要的安全设施。软件方面，要加强档案信息化建设。首先要立足现有信息化设备，对文件材料实行电子存档，对历年文件材料扫描录入，以备将来档案信息化建设需要。其次要由国家档案局或省档案局开发统一的档案管理软件，使档案的管理更加统一化、规范化、科学化、简便化，档案的利用更加高效化。
（五）注重信息资源开发，服务机关工作。机关档案管理的目的在于服务机关工作。档案部门要围绕机关工作，积极挖掘档案信息，在服务领导决策、服务机关、指导基层、服务经济建设上下功夫，把档案变成可利用的信息资源，通过档案资料的充分利用，使档案的价值得到充分的体现。
二○○六年六月二十三日
对如何做好新时期档案工作的思考与建议
——鹤山区档案局
一、做好新时期档案工作的现实意义
江泽民同志在视察中央档案馆时指出：“档案工作是各项事业发展的一个重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。档案是对历史负责，为现实服务，替未来着想的一项崇高事业，在全面建设小康社会、构建和谐社会的进程中，档案工作越来越深入地渗透到社会经济发展的方方面面，做好新时期档案工作，对于实践“三个代表”重要思想，提高党的执政能力，构建和谐社会具有重要意义。
档案是社会生产力发展的桥梁。在社会历史发展中，每一代都继承着前一代人所创造的生产力，并继续生产和创造。生产力发展的自我积累和延续，保证了社会和人自身发展的连续性。这种继承需要档案作为中介，这种积累是反映在档案之上的积累，这种延续是在档案基础上的延续，档案作为潜在的生产要素，通过对劳动力、劳动工具和劳动对象的影响，转化为直接和现实的生产力，可以说，档案是社会生产力发展的桥梁和纽带。
档案是社会先进文化的物态载体。档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，是一种“凝固的历史”，它以各种方式和载体将人类的历史活动过程和思想记录下来，并使之流传后世，可以说,先进文化的传播、交流、确立离不开档案的存在，档案是先进文化传播和确立的一种载体，是人类认识和改造世界的历史记录，是人类智慧的一种物态结晶。
档案是最广大人民根本利益的有效保证。档案具有社会共享性，是整个社会的宝贵财富，它应该顺应社会发展的潮流，符合最广大人民的根本利益，为他们所用。档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。人们之所以需要档案，就是为了要获知过去发生的事件、存在的事物对今天和未来起什么作用，有什么样的意义。可以说，档案的凭证性决定了档案是最广大人民群众根本利益的有效保证。
二、做好新时期档案工作存在的困难与问题
（一）对档案工作总体认识不高。相对于发展第一要务，档案部门是“冷部门”，是容易被忽视的部门，具体表现为一是领导对档案工作不够重视，二是对档案工作人、财、物投入不够，三是从事档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。
（二）基础设施差。一是馆库条件差、面积小、容量饱和。二是档案的功能单一，除保管与借用外，再无其他功能，更谈不上多功能。三是馆库设施设备简陋，现代化设施的配备明显滞后，远不能适应新时期档案事业发展的需要。
（三）人才缺乏，队伍不稳定。缺乏有专业技术职称的专职档案员，特别是熟悉档案内容、能进行档案信息深层次研究和开发的专业技术人才十分匮乏。
（四）馆藏结构不合理。一是门类单一，文书档案所占比重过大；二是载体单一，纸质档案所占比重过大；三是内容单一，主要是党政公务活动的档案；四是信息陈旧，清理不及时。
（五）档案开发利用工作没有很好地开展起来。档案只起到保管、查阅的作用，档案信息的研究开发工作、服务经济、服务社会工作效果还不明显。
三、对做好新时期档案工作的建议
（一）创新档案工作思路
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，也只有如此才能有创新动力。档案工作要创新，就要改变既无动力，又无目标的状况，努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得市场、赢得利用者的满意，才能让档案工作在社会上“热”起来。
（二）发挥档案人员的创新主体作用，加强档案队伍建设
一是要重视观念更新。档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在，特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作面临更大的压力。因此，档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，从根本上转变观念，主动找婆家、找市场，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
二是要练就过硬的业务技能。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，这就要求档案人员既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，在档案业务上有所创新，有所突破。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新。
三是要拓宽视野、丰富知识。当今社会处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，新的行业和领域不断形成，对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战，因此，档案人员要把学习作为第一需要，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，多思考、多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。
（三）创新方式，优化馆藏结构，提高馆藏质量
一是走“特色”之路。其一，是地方特色。即馆藏档案除应全面揭示本地区的历史面貌外，还应着重反映本地区的“地方特色”。每一个地方都会有其独特之处，或工业生产，或农副产品，或文化教育，或科学研究，或自然资源，或名胜古迹，或人文景观，或风俗习惯......将这些“独特之处”的各种资料收集起来，就是这个档案馆与其他馆的不同之处。一个地区的“独特之处”不是一成不变的，它会随着社会的发展而变化，档案馆收集地方特色档案必须及时了解动向，调整收集对象。其二，是馆藏特色。馆藏特色是指，馆藏中某种门类或某种载体的档案较多，从而形成本馆的特色。如：有的档案馆收集了大量的照片档案；有的档案馆拥有本地区党政机关及所属单位在发展过程中多次变更了的印模档案；还有的档案馆建立了人物档案全宗，把本地区的知名人士在各种社会活动中形成的各类资料收集在一起，并为人物档案全宗开辟了一个专用库房。在实践中，地方特色与馆藏特色相辅相成，二者往往是互为依托，又互相补充。
二是走“精品”之路。精品意味着高质量，而提高馆藏质量的办法应从以下三方面入手：第一，对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷；第二，严把进馆质量关，把重份文件立卷，保管期限划定不准确以及重复进馆等问题杜绝在进馆前；第三，加强馆藏信息资源的开发，做好档案开放工作、编研工作和建立好科学检索体系。
（四）贴近社会，创新服务，力求档案事业跨越发展
档案工作的宗旨是利用，档案工作的生命力在于服务。要围绕服务做文章，不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果，扩大社会影响，使档案工作服务贴近“中心”，贴近社会，贴近群众，贴近现实。日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅利用本单位产生的档案方面，而对本单位档案如何主动为外单位、为社会服务，怎样利用外单位档案为本单位服务做得不够好，考虑得也很少。档案部门要多方拓展服务方式和服务领域，一改坐在家里等人上门查档的现状，变被动等待服务为积极主动上门服务，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”，同时，要充分开发现有档案，通过加工、处理，使其变成社会需要的优质“产品”。
2006年6月